درباره
بهترین نرم افزار
...
نرگس فایقی فرد - دی ماه
1398
بهترین نرم افزار عنوانی است که بعضی از شرکت های نرم افزاری برای
معرفی محصول خود استفاده می کنند. دادن این لقب توسط تولید کننده به
محصول خود غیرمنطقی و تعجب برانگیز است.
برای یک نرم افزار همانند اغلب محصولات تخصصی می توان امکانات یا
مزیت هایی را که قابل اندازگیری یا مقیاس استانداردی باشند نام
برد: مثل ویژگی های فنی, قیمت, تعداد مشتریان, تعداد فروش و ...
حتی از نظر فنی نیز ادعای تولید کننده نمی تواند ملاک باشد به همین
دلیل سازمان هایی هستند که از نظر فنی, تخصصی و امنیتی, نرم افزار و
تولید کننده آن را بررسی و نظر خود را طی گواهینامه هایی نظیر
تاییدیه فنی نرم افزار, افتا و یا رتبه بندی انفورماتیک اعلام می
کنند.
به همین دلیل استفاده از صفات تفصیلی مثل بهترین برای یک نرم افزار
اشتباه بوده و از نظر تخصصی هیچ کاربردی ندارد.
کدام نرم افزار مناسب است؟
در صورتی که بخواهیم نتیجه ارزیابی یک نرم افزار را عنوان
کنیم شاید بتوان از عنوان "مناسب" استفاده کرد. منطقی است که عنوان
مناسب نیز برای یک نرم افزار نسبی است چرا که
ممکن است نرم افزاری در یک شرکت
کاملا کارآمد باشد اما در شرکت دیگری موفق نباشد و در نهایت
بلااستفاده شود.
انتخاب نرم افزار مناسب می
تواند به عوامل بسیاری بستگی داشته باشد.عوامل مهمی که می تواند تاثییر بسیاری در کارآیی و کاربرد
مناسب یک نرم افزار داشته باشد به شرح زیر است:
1- سازگاری نرم افزار با شرایط محیط کاری:
ممکن است نرم افزاری که دارای سابقه و فروش خوبی است در یک شرکت
چندان به کار نیایید و یا نیاز به تغییرات جدید داشته باشد.
سازگاری یک نرم افزار با شرایط کاری متفاوت ،عامل بسیار مهمی در
کیفیت و کارآیی آن دارد. بنابراین نرم افزاری که بتواند نیازهای
مختلف را پیش بینی کرده و در یک مجموعه گرد هم آورد بیشتر و بهتر
می تواند با محیط های کاری مختلف سازگار باشد.
هرچه نرم افزار امکان تعریف و ویرایش بخش ها، آیتم ها و کارکرد
برنامه را بهتر و بیشتر در اختیار کاربر قرار دهند، امکان سازگاری
بیشتری با نیازهای مختلف کاربران خواهد داشت. این تغییرات و تعریف
ها می تواند از عوامل ظاهری مثل تغییر رنگ و فونت فرم های برنامه
شروع شود و با مواردی چون ویرایش فرمول نویسی، تعریف پوشه ها و
طراحی فرم ها ادامه پیدا کرده و به تنظیمات گزارش سازها خاتمه پیدا
کند.
2- سادگی و راحتی کار با یک برنامه نرم افزاری:
نکته بسیار مهم در یک نرم افزار بسیار خوب ، سادگی کار با آن است.
سادگی کار به معنای کم بودن امکانات یک نرم افزار نیست. اغلب
امکانات بسیار، نرم افزار را به سمت پیچیده شدن پیش می برد و این
هنر طراحان و برنامه نویسان است که امکانات بسیار یک نرم افزار را
در کنار هم و بطور ساده نمایش دهند.
شروع کار کاربر با نرم افزاری جدید بسیار حیاتی است. اگر کاربر در
بررسی نرم افزار و یا شروع کار، در استفاده از نرم افزار به مشکل
برخورد کند و یا در محیط نرم افزار سردرگم شود، نسبت به ادامه کار
با نرم افزار دلسرد شده و در اینصورت تنها اجبار می تواند وی را به
ادامه کار سوق دهد.
همچنین ممکن است کاربر برخی یا بیشتر موارد آموزش را از یاد ببرد و
در عمل با چیز دیگری مواجه شود. در اینصورت اغلب کاربران کمتر به
سراغ راهنمای نرم افزار می روند. بنابراین نرم افزاری می تواند
مناسب تر و بهتر باشد که محیط و فرم های آن کاربر را راهنمایی کرده
و به ادامه کار مشتاق کند.
3- ارتباط با سایر نرم افزارها:
هر چه یک نرم افزار بتواند (بطور پیش فرض) با سایر نرم افزارها
ارتباط برقرار کند، کارآیی آن نرم افزار بالاتر می رود. ارتباط به
معنای دریافت و ارسال اطلاعات به آن نرم افزار یا فایل های آن است.
مثل دریافت لیست پرسنل از نرم افزار (فایل) اکسس و ثبت آنها در
برنامه. یا ارسال نتیجه گزارشات به
word
،
Excel
و یا فایل های
PDF
.
معمولا ارسال اطلاعات نیازی به تغییرات و خصوصی سازی ندارد. اما
اغلب دریافت اطلاعات از نرم افزارهای (فایل های) دیگر نیاز به
customize شدن (تغییرات بخشی
از نرم افزار) دارد.
4- قیمت مناسب
نرم افزار:
اغلب قیمت بالا برای یک کالا نشان دهنده مواد مرغوب اولیه،
تکنولوژی بالا و در یک کلام کیفیت بهتر و بالاتر است. شاید این اصل
همیشه درست نباشد مخصوصا در رابطه با محصولات نرم افزاری که فاقد
مواد خام اولیه می باشد.
قیمت گذاری محصولات نرم افزاری قانون و قاعده خاصی ندارد. بخشی از
قیمت نهایی محصول به هزینه تولید و نگهداری آن بر می گردد. منطقی
است هزینه تهیه و تولید و پشتیبانی یک نرم افزار از یک شرکت با
شرکت دیگر متفاوت باشد. مثلا شاید در یک شرکت نرم افزار حسابداری
با یک تیم 3 نفره تهیه و پشتیبانی می شود و در شرکت دیگری با یک
تیم 10 نفره.
همچنین قیمت یک نرم افزار به
امکانات و تکنولوژی بکار رفته نیز بستگی دارد.
منطقی است که برند و نام شرکت
تولید کننده در افزایش قیمت نرم افزار تاثیر دارد. حتی ممکن
است نام و برند مشتری خواهان نرم افزار نیز باعث افزایش قیمت آن
شود. به همین دلیل برای بعضی از فروشندگان نام شرکت مشتری مهم است
و قیمت
اعلامی, مشتری با مشتری متفاوت است. به همین جهت نمایش
لیست قیمت در سایت یا کاتالوگ ها نشان دهنده "ثابت بودن قیمت برای
همه" است.
قیمت مناسب یک نرم افزار در مقایسه با قیمت و امکانات و امتیازات
سایر نرم افزارها مشخص می شود. بنابراین امکان و امتیاز استفاده از
نسخه آزمایشی یک نرم افزار می تواند یکی از بهترین راههای شناخت
نرم افزار مناسب و قیمت مناسب باشد.
5- الزام در استفاده از نرم افزار:
استفاده از یک نرم افزار می تواند دلایل بسیاری را دنبال کند که
ازجمله مهمترین آنها صرفه جویی در وقت و زمان با دسترسی سریع و
آسان به گزارشات و آمار است. اما استفاده از یک نرم افزار لزوما در
تمامی مراحل آن سریع و آسان نیست. شاید در بعضی مراحل کار دستی و
سنتی سریعتر انجام شود. مثلا برای یک کارمند دبیرخانه که به ثبت
دستی اندیکاتور نامه ها عادت کرده، ممکن است ثبت نامه ها با
کامپیوتر و نرم افزار کاری سخت و کند باشد.
بی تردید نرم افزار هرچقدر هم که ساده، کاربردی و خوب و بدون خطا
باشد، باز هم نیاز به ورود و ثبت اطلاعات اولیه دارد. و این همان
مرحله ایی است که اغلب زمانبر است. شاید هنوز هم کاربرانی باشند که
فکر می کنند کار با کامپیوتر در هر مرحله و شرایطی باید از روش
سنتی راحتر باشد. روشن است که کار با کامپیوتر می تواند دشواری های
خودش را داشته باشد. مخصوصا برای کاربرانی که تایپ آنها کند است و
یا حتی با سیستم عامل، کامپیوتر و لوازم جانبی آن آشنا نیستند.
با اینکه ورود اطلاعات و ثبت آن مهم است، اما دلیل انتخاب و ادامه
کار با یک نرم افزار نتیجه ای است که با اطلاعات ثبت شده حاصل می
شود. بنابراین در یک سازمان یا شرکت اگر برای شروع و ادامه کار با
یک نرم افزار (مخصوصا برای ورود و ثبت اطلاعات) الزامی نباشد، کار
با نرم افزار نهادینه نمی شود و به نتیجه نخواهد رسید.
6- پشتیبانی:
اگر مشتری به خدمات و پشتیبانی یک نرم افزار اعتماد نکند آنرا
انتخاب نمی کند حتی اگر آن نرم افزار تمامی ویژگی های فوق را داشته
باشد. به عبارت دیگر مشتری قبل از آنکه به نرم افزار اعتماد کند
باید به شرکت تولید کننده نرم افزار و اعضای آن اعتماد کند.
امکان دارد بر اساس تغییر بخشنامه ها و یا قوانین کار و یا حتی
تغییر سیاست کاری، ماهیت یک فرآیند کاری تغییر کند که در اینصورت
ناگذیر بایستی نرم افزار هم متناسب با آن تغییر و بروز شود.
یک خطای کوچک که در نرم افزار رخ دهد می تواند کارکرد یک نرم افزار
را به مخاطره بیاندازد. در اینصورت تنها راه ادامه کارکرد آن نرم
افزار، پشتیبانی و رفع اشکال نرم افزار می باشد.
اگر هم نرم افزار بدون خطا کار کند و سیاست کاری و بخشنامه ایی هم
در کار نباشد، باز هم پشتیبانی و بروزرسانی برای حفظ کارآیی و
کارکرد آن اجتناب ناپذیر است. با سرعت سریعی که تکنولوژی دارد هر
روز شاهد ورود سخت افزارهای جدید، سیستم عامل های جدید و نرم
افزارهای سازگار با آنها هستیم. در چنین شرایطی نرم افزارهای مورد
استفاده در ادارات و شرکت ها برای سازگاری با شرایط جدید، چاره ایی
جز به روز شدن ندارند.
7- سهولت در نصب و راه اندازی مجدد نرم افزار:
هر نرم افزار حداقل با نصب مجدد ویندوز بایستی دوباره نصب و راه
اندازی شود. نرم افزاری مناسب تر است که برای نصب و راه اندازی
نیاز به شرکت تولید کننده و پشتیبان نداشته باشد. کاربر استفاده
کننده از نرم افزار باید بتواند نرم افزار را به راحتی نصب و راه
اندازی کند. برای این منظور بایستی
CD نصب و راه اندازی
نرم افزار در اختیار مشتری قرارگرفته باشد.
8- Backup
آخرین موردی که می توانیم به آن اشاره کنیم حفاظت از اطلاعات ثبت
شده می باشد. تمام اعتبار یک نرم افزار به حفاظت و امنیت اطلاعات
ذخیره شده، بستگی دارد. این فرآیند به نام
Backup
(فایل پشتیبان) گرفتن از بانک اطلاعاتی نرم افزار شناخته می شود.
یک نرم افزار خوب باید بطور اتوماتیک و یا با تایید کاربر این کار
را انجام دهد. بهتراست این پشتیبان گیری بر اساس تاریخ روز انجام
شود تا بتوان به فایل های پشتیبان در زمان های مختلف دسترسی داشت.
اما این تنها بخشی از فرآیند پشتیبان گیری می باشد. بخش مهم آن
بایستی توسط کاربر یا مسئول کامپیوتر (رایانه، انفورماتیک یا...)
انجام شود. یعنی فایل های پشتیبان و
Backup را از روی
کامپیوتر به مکان امن دیگری منتقل گردد.
|
