شرح وظایف کارگزینی
امید ولی محمدی -
شهریور 1401
کارگزینی از بخش
های مهم در یا یک اداره یا سازمان است. بطوری که معمولا تحت
عنوان یک اداره یا واحد در چارت سازمانی تعریف می شود.
مهمترین وظیفه کارگزینی استخدام نیرو و صدور حکم کارگزینی, عقد
قرارداد و تمدید آن و نیز امور مربوط به تسویه حساب و ترک کار
را عهده دار است.
وظایف بخش
کارگزینی را می توان طبق هناوین زیر لیست کرد:
تدوین شرح وظایف
پرسنل بر اساس نیاز سازمان
تنظیم فرم های
مصاحبه و استخدام
نظارت بر مصاحبه و
استخدام پرسنل
تشکیل پرونده
پرسنل
آرشیو مدارک لازم
و مرتبط با شغل پرسنل مانند کپی کارت ملی و شناسنامه, مدرک
تحصیلی, کارت سلامت, گواهی عدم سو, سابقه و ...
نمونه فرم بایگانی اطلاعات پرسنل
اعلام استخدام
جدید به اداره کار
اجرای طرح طبقه
بندی مشاغل در صورت نیاز
صدور حکم کارگزینی
در ابتدای هر سال -
نمونه حکم
کارگزینی
صدور حکم کارگزینی
برای موارد: تغییر پست, ارتقا شغلی, تغییر عائله مندی و
اولاد و یا افزایش حقوق و مزایا
امور قراردادها
شامل : تنظیم قرارداد کار با مدت معین و یا تمدید قرارداد
پرسنل در موعد مقرر -
نمونه
قرارداد کار
ارسال رونوشت
قراردادهای کار به اداره کار
ارتقا رتبه و گروه
پرسنل
درخواست های مرخصی
ثبت مرخصی ها
صدور کارت مرخصی و
محاسبه مانده مرخصی پرسنل تا پایان سال -
نمونه
کارت مرخصی
ثبت ماموریت ها
ثبت غیبت ها
ارزیابی پرسنل
تعریف و ایجاد فرم
های ارزشیابی
امور مربوط به
بیمه و بیمه های تکمیلی
تسویه حساب
و افرآیند اخراج
پرسنل
اغلب در شرکت های
کوچک اداره یا بخش کارگزینی وجود ندارد. بعضی از وظایف این بخش
مثل مصاحبه و استخدام مستقیما توسط مدیریت و بعضی مانند
عقد قرارداد توسط امور اداری یا مالی انجام می شود.
به همین جهت اغلب
حکم کارگزینی نیز در این شرکت ها تعریف نشده است و تنها به
صدور قرارداد و فیش حقوقی بسنده می شود.
وظایف منابع
انسانی
در شرکت ها و
سازمان های متوسط و بزرگ اغلب به جای اداره کارگزینی عنوان
منابع انسانی یا امور کارکنان در چارت سازمانی تعریف می گردد.
البته ممکن است واحد کارگزینی نیز به عنوان زیرمجموعه آن تعریف
شود.
وظایف بخش منابع
انسانی همانند بخش کارگزینی است. همچنین ممکن است مواردی مثل
زیر نیز برای آن تعریف شده باشد:
ثبت تردد و کارکرد
پرسنل
تعریف و تامین
دوره های آموزشی
تعریف و تامین
آزمون های ارزشیابی
تعریف و تامین
امور رفاهی پرسنل
فرق کارگزینی با حقوق و دستمزد
حقوق پرداختی
پرسنل شامل 2 بخش اصلی ثابت و متغییر است.
بخش ثابت حقوق هر
پرسنل شامل دستمزد روزانه, مزایا و مسئولیت های یک پرسنل می
باشد که عموما در ابتدای هر سال طبق بخشنامه شورای عالی کار با
حکم
کارگزینی صادر و مشخص می شود. در صورتی که وضعیت شغل,
مزایا و مسئولیت های یک پرسنل تغییری نداشته باشد مبالغ حکم
کارگزینی وی تا پایان سال معتبر خواهد بود.
بخش متغییر حقوق
پرسنل شامل آیتم هایی است که در هر ماه ممکن است تغییر کند:
مثل اضافه کار, کسر کار, مساعده, پاداش, حق ماموریت , نوبت
کاری و ...
طبیعی است که بر
اساس این تغییرات کسورات بیمه و مالیات نیز ممکن است تغییر
کند. پس این آیتم ها که در هر ماه ممکن است متغییر باشد در
فیش حقوقی
پرسنل محاسبه می شود. بنابراین برای هر پرسنل بر اساس
کارکرد هر ماه و در انتهای آن ماه فیش حقوقی صادر می شود.
فیش حقوقی خود
دارای 2 بخش اصلی پرداختی ها و کسورات است. مبالغ محاسبه شده
در حکم کارگزینی به عنوان پرداختی ها در فیش حقوقی نمایش داده
می شود. مبالغی که از حقوق پرسنل کسر می شود مثل بیمه تامین
اجتماعی سهم کارگر و مالیات بعنوان کسورات لحاظ می شود.
ارتباط کارگزینی با واحد مالی
بین بخش کارگزینی
یا منابع انسانی با بخش مالی ارتباط موثر و مداومی به جهت
پرداخت حقوق پرسنل برقرار است.
به این ترتیب که
واحد مالی بر اساس حکم کارگزینی صادر شده (شامل دستمزد روزانه
و مبالغ مزایا و مسئولیت های قانونی پرسنل) و نیز بر اساس
کارکرد پرسنل فیش حقوقی را صادر می کند.
بر اساس فیش های حقوقی
پرسنل, لیست بانک تهیه شده که بر اساس آن مبلغ قابل پرداخت به
حساب پرسنل واریز می شود.
همچنین بر اساس فیش های حقوقی
پرسنل, لیست کسورات بیمه و مالیات برای هر ماه تهیه و در موعد
مقرر به حساب بیمه تامین اجتماعی و اداره دارایی واریز می شود.
نمونه لیست بیمه
نمونه لیست مالیات بر حقوق
نرم افزار منابع
انسانی چاپار سیستم شامل هر دو بخش اصلی
کارگزینی و حقوق و دستمزد است. قیمت این نرم افزار بر
اساس تعداد پرسنل بوده و از این نظر مناسب هر نوع شرکت و بودجه
ایی می باشد.
