صفحه اصلي | مشخصات | پشتیبانی  | مشتري ها | درباره ما

 

آموزش و شرح مکاتبات اداری و بازرگانی

منبع: وبلاگ نرم افزار اتوماسيون اداري

 

مكاتبات : مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد. مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.

 مكاتبات بر دو نوع است :

1-     مكاتبات بازرگاني

2-     مكاتبات اداري

 

مكاتبات بازرگاني :

مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي . مطالب چاپي روي نامه هاي بازرگاني بشرح زير است : بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد.

سرلوحه آن عبارتست از : - علامت تجاري - نام موسسه - شماره ثبت دفتر شركت ها - نشاني - تلفن - نشاني تلگرافي ، تلكس و يا فاكس - نوع فعاليت –

 

مكاتبات اداري :

تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتاری آن مي باشد .

ابعاد نامه هاي اداري : طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد :

 - كاغذهاي A3 : بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد.

- كاغذ هاي A4 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي شود ).

- كاغذ A5 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد .

- كاغذ A6 : بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود.

طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است :

- نامه هاي بزرگ A4 : به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

- نامه هاي كوچك A5 : به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

نحوه تهيه نامه هاي اداري : اجزاء مختلف نامه اداري : هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد :

1-سرلوحه

2-عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه

3-متن نامه

4-مشخصات امضاء كننده نامه

5-گيرندگان رونوشت

 

اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم :

1- سرلوحه : -آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه .

-نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره وابسته زير نام اصلي .

-تاريخ در سمت چپ

-شماره در سمت چپ

-پيوست در سمت چپ

2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

الف : عنوان گيرنده عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص يا موسسه اي كه نامه براي او فرستاده ميشود.

ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود.

ج : موضوع نامه موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره چه موضوعي مي باشد ).

مثال :

 به : سازمان انرژي اتمي اصفهان

از: فني حرفه اي استان اصفهان

موضوع: ماموريت جهت آموزش

3-     متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود . متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف اختتاميه مي نامند. پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند.

4-     مشخصات امضاء كننده نامه : مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد . نام و نام خانوادگي مقام يك يا دو سطر فاصله موقعيت سازماني امضاء كننده بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد. در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد .

 

نامه هاي اداري بر دو نوع است :

1-نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود.

2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود. لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد.

براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد : تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد.

شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از يك يا دو فاصله سطري از عنوان سازماني امضاء كننده نامه مي باشد. پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم. مثال :

 رونوشت :

- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت)

- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت )

- جناب آقاي ... (با توضيح سمت )

- بايگاني

 

پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضــــــافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود.

نمونه نامه اداری :

 

 

تاريخ : 7/8/1381

شماره : 6275987

پيوست : دارد

به : سرپرست آموزش

از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان

موضوع : آموزش اينترنت

 

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي

مسئول امور اداري

 

رونوشت :

- اداره اطلاعات

- بايگاني

 

 
 
 
آموزش و شرح مکاتبات اداری و بازرگانی مشخصات نرم افزارهای چاپارس دانلود دموی دبیرخانه و اتوماسیون اداری نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
آشـنايـي بـا :اصطلاحات و واژه‌هاي اداري بهترین نرم افزار برای شرکت و اداره دانلود نرم افزار رایگان آرشیو چاپارس وظایف دبیرخانه
مقدمه ای برفونت ها و آیین نگارش نکاتی در طراحی رابط کاربر دانلود نسخه آزمایشی اتوماسیون اداری وظایف بایگانی
چگونه بايد بنويسيم راه اندازی نرم افزار های تحت شبکه دانلود دموی نرم افزار کارگزینی نرم افزار اتوماسیون اداری
اصول و قوانین تایپ تنظیمات SQL Server 2000 دانلود نسخه آزمایشی نرم افزار کارگزینی نرم افزار کارگزینی پرسنلی
آیین نگارش در اینترنت- نیم فاصله تنظیمات SQL Server 2005 دانلود نسخه آزمایشی خرید فروش و انبار وظایف کارگزینی
آیین نگارش ایمیل اشکال یابی ارتباط دو کامپیوتر در شبکه دانلود نرم افزار رایگان پرورش ماهی قزل آلا نرم افزار خرید فروش و انبارداری
  تنظیمات Share Permission   نرم افزار رایگان تولید و پرورش ماهی قزل آلا