وظایف دبیرخانه:

1.              پاسخگوئي و اعلام وضعيت سوابق خواسته شده از طرف ارباب رجوع

2.              تحويل و کنترل کليه نامه هاي وارده صادره ماموريت ها و بخشنامه ها

3.              ثبت نامه ها طبق موازين و برنامه ها در دفاتر انديکاتور , انديکس و کامپيوتري کردن آنها

4.              تفکيک نامه هاي وارده و صادره

5.              زيراکس نامه هاي وارده که بيش از يک ارجاع داشته باشد

6.              انجام کليه مراحل پستي نامه ها تا تحويل به اداره پست

7.              انجام کليه امور نامه رساني خارج اداره و داخل اداره مربوط به دبيرخانه

8.              ثبت نامه ها در دفاتر ارسال مراسلات و تحويل آنها به واحدهاي مختلف

9.              تحويل و ارسال نامه هاي محرمانه به دفتر محرمانه حوزه

10.          تحويل سريع نامه هاي فوري به واحدهاي ذيربط و ارسال نامه هاي عادي در فاصله روز

11.          عدم افشاء موضوع نامه ها به افراد غيرمرتبط و غير مسئول

12.          اعلام وضعيت سوابق خواسته شده از طرف مشتري حضوري يا تلفني

13.          کنترل ثبت انديکس و کامپيوتري نمودن نامه هاي مشتريان و تحويل به آنها

14.          راهنمائي و پاسخگوئي به مشتري در کليه امور مربوطه