نرم افزار یکپارچه آرشیو: بایگانی، دبیرخانه و اتوماسیون اداری

نرم افزاری قوی و قدرتمند برای کارهای بایگانی، دبیرخانه و مکاتبات اداری با قیمت بسیار مناسب. به همراه دفترچه تلفن (phonebook) و تقویم و یادآوری کارها (Reminder)

برنامه به بخش های کلی زیر تفکیک می شود:

1-    ایجاد و تعریف فرم های بایگانی و دبیرخانه:

بایگانی ساز: ایجاد و تعريف پوشه هاي بايگاني و دبیرخانه های مجزا از هم به شکل نمودار درختی.

فرم ساز: امکان تعريف و ویرایش فیلدها و آيتم هاي پوشه های بايگاني و دبيرخانه (ورودي فرم های بایگانی) با تعيين فرمت آنها (رشته ايي، تاريخ، عددي  و...) تعریف لیست های آبشاری برای آیتم های بایگانی و لینک با دفتر تلفن

2-    تنظیمات مهم نرم افزار:

تعریف کاربران باتعیین سطوح دسترسی به فرم ها و پوشه های بایگانی ایجاد شده.

تعریف سربرگ ها و قالب فایل های نامه ها و مکاتبات اداری به همراه تعریف و تنظیمات چاپ شماره نامه

نوع زبان با فرمت چپ به راست ( انگلیسی ) و یا راست به چپ (فارسی) را تعیین و ثبت کرد.

امکانات تعویض فونت و اندازه آن و رنگ فرم ها.

3-    دفترچه تلفن:

تعریف و ایجاد گروه های مختلف

ثبت شماره های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی با جستجو و گزارش

امکان تخصیص یک شماره به گروه های مختلف

امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه های مختلف

4-     بایگانی و دبیرخانه:

ثبت و بایگانی مشخصات اسناد و نامه ها در پوشه های بایگانی ایجاد شده.

ثبت خودکار شماره اندیکاتور ، شماره بایگانی و تاریخ برای هر پوشه (با امکان تغییرات)

ثبت و بایگانی فایل های پیوست اسناد و نامه های اداری به طور نامحدود.

اسکن اسناد و نامه و ارسال نامه به فکس

استفاده از سربرگ ها و قالب فایل های تعریف شده برای ایجاد نامه های جدید

چاپ شماره و تاریخ نامه توسط برنامه بر روی فایل های (word) نامه ها

ارتباط با نرم افزارهای نصب شده در ویندوز نظیر Office ، Acrobat reader و ...

4-    گزارشات:

گزارش به تفکیک پوشه های بایگانی، دبیرخانه و یا در تمام پوشه ها (فرمها)

جستجوی سه سطحی و جستجو با تمامي عنوانهاي فيلدها و عبارات ثبت شده براي نامه ها و اسناد بايگاني

گزارش ساز: چاپ نتايج جستجو با انتخاب فيلدهاي خروجي و اندازه نمایش آنها

ارسال گزارشات به اکسل

6-    تقویم کاری:

انتخاب روز مورد نظر از تقویم شمسی یا میلادی

تعریف کار جهت یادآوری در روز انتخاب شده برای کاربر فعال و یا سایر کاربران در شبکه

آلارم نرم افزار برای سررسید کارهای تعریف شده.

7-    اتوماسیون اداری: کارتابل و گردش اداري نامه ها

ارجاع و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران

پيام هشدار براي نامه هاي جديد و رويت نشده

نمایش لیست نامه های ارسال شده در کارتابل به همراه مشخصات و فایل های بایگانی شده.

امکان پاراف و دستور براي نامه ها و اسناد بايگاني شده

امکان اضافه کردن فايل هاي پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران

ارجاع و ارسال نامه به کارتابل کاربران ديگر در شبکه

ایجاد نامه جدید و مکاتبات داخلی

امکان ارسال نامه در گردش مکاتبات اداری به صندوق پستي بايگاني يا دبيرخانه جهت ثبت بايگاني و انديکاتور

نمايش تمامي پاراف هاي يک نامه و گردش اداري آن

آرشیو شخصی کارتابل

 و....

 موارد استفاده:

با توجه به انعطاف پذیر بودن برنامه و امکان ایجاد فرم ها و آیتم های ورودی به همراه گزارشات آن ، از این برنامه می توان برای بایگانی، اندیکاتور و گردش اداری در هر صنفی و شغلی استفاده کرد.

برای مثال این نرم افزار برای مشاغل زیر قابل استفاده خواهد بود:

اداره ها و سازمان ها: دبیرخانه و بایگانی مدارک، مکاتبات اداری نامه ها و اتوماسیون اداری، آرشیو و بایگانی مشخصات پرسنل،  ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها...

شرکت ها و کارخانه ها: دبیرخانه و بایگانی فایل ها، اتوماسیون اداری نامه ها، گردش اداری نامه ها، ارسال و ارجاع نامه ها و فایل ها، شرح وظایف، آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به مناقصه ها، قراردادها، پروژه ها ، مشتری ها ، ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها 

مدارس ، مراکز آموزشی و دانشگاهی: بایگانی و ثبت اطلاعات پرونده دانش آموزان، دانشجویان، اساتید و ...

معاملات مسکن و املاک: نرم افزار بایگانی و ثبت مشخصات ملک و املاک و گزارش و آمار و جستجوی مسکن مورد نیاز جهت اجاره، فروش و ...

فروشگاه ها : بایگانی و آرشیو مشتری ها، اشخاص و فایل ها، دفترچه تلفن و ....

بایگانی مطب پزشک و دندانپزشک ها: بایگانی و آرشیو اطلاعات بیماران و فایل های مرتبط با آنها، بایگانی تحقیقات، ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها

بایگانی دفتر وکالت: بایگانی و آرشیو اطلاعات موکل ها، یادآوری قرار ملاقات ها و ...

استفاده های شخصی: دسته بندی و سازماندهی فایل ها، مقاله ها و بایگانی اشخاص، ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها

و ...