صفحه اصلي | مشخصات | پشتیبانی  | مشتري ها | درباره ما

اتوماسیون اداری: نرم افزار بایگانی، دبیرخانه، گردش مکاتبات اداری

نرم افزار یکپارچه آرشیو و اتوماسیون اداری چاپار سیستم شامل:

1- نرم افزار بایگانی چاپارسیستم

2- نرم افزار دبیرخانه چاپارسیستم

3- دفتر تلفن و تقویم کاری

4- نرم افزار اتوماسیون اداری چاپارسیستم

 

با فیلم معرفی (پرزنت)، فیلم آموزشی و راهنمای کامل

مشخصات عمومی و فنی نرم افزار

لیست مشتری ها


اهداف اصلی نرم افزار چاپارسیستم

ایجاد نظم و سازماندهی در دبیرخانه, بایگانی و مکاتبات اداری

صرفه جویی در زمان (سرعت در جستجو و دستیابی به آرشیو و تهیه گزارش)

صرفه جویی در هزینه (در مصرف کاغذ، استهلاک کمتر تجهیزات اداری مانند چاپگر و صرفه جویی در فضای سازمان بابت آرشیو پرونده ها)

سادگی و راحتی کار با نرم افزار

انعطاف پذیری نرم افزار در سیستم اداری

 

امکانات نرم افزار یکپارچه آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارسیستم :

نرم افزاری قدرتمند و انعطاف پذیر با قیمتی مناسب برای بایگانی و آرشیو، دبیرخانه، دفترچه تلفن (phonebook) و تقویم کاری و Reminder ، کارتابل و گردش مکاتبات اداری

 

نمونه پوشه بندی در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

نمونه پوشه بندی های انجام شده برای ثبت نامه ها و بایگانی اسناد در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارسیستم

 

بخش های اصلی نرم افزار چاپار سیستم:

1.            تتظیمات کاربران:

تعریف کاربران و بخش بندی آنها با توجه به حوزه دسترسی، واحدها و ادارات یا شعبه های سازمان

تعیین سطوح کاربران در مکاتبه با کاربران بخش های دیگر

تعیین سطوح دسترسی کاربران به بخش های مختلف برنامه و سطوح دسترسی کاربران به پوشه های بایگانی و دبیرخانه و فایل های سربرگ

 

2.             فرم ساز (پوشه بندی و ایجاد و تعریف فرم های بایگانی و دبیرخانه):

 

مهمترین ویژگی نرم افزار آرشیو چاپارس که آن را از نرم افزارهای مشابه متمایز می کند, امکان تعریف فرم های بایگانی و دبیرخانه و گروه بندی آنها می باشد. این کار در نرم افزار بصورت نمودار درختی پوشه ها نمایش داده می شود.

به عنوان مثال می توان ثبت اطلاعات را به پوشه های دبیرخانه, پروژه ها, پرسنل, مشتری ها و غیره دسته بندی کرد. هر کدام از این پوشه ها نیز می توانند شامل زیر پوشه باشند.

 این امکان به تفکیک ثبت بایگانی های مختلف (مثل دبیرخانه 1, دبیرخانه2, بایگانی پروژه ها و ... ) کمک می کند. جستجو و گزارش گیری نیز با پوشه بندی ها و سطوح دسترسی تعیین شده به راحتی قابل انجام است.

 

 

3.            بایگانی و دبیرخانه:

ابتدا تفاوت بین دبیرخانه و بایگانی را با توجه به تعریف آنها بررسی می کنیم:

فرم ثبت و بایگانی نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

فرم ثبت و بایگانی نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

تعریف نرم افزار دبیرخانه: بطور کلی و خلاصه ثبت و بایگانی نامه های اداری و توزیع آنها (در صورت برقراری اتوماسیون اداری) به کاربران, جستجو, گزارش و دسترسی سریع و آسان به آنها.

تعریف نرم افزار بایگانی: بطور کلی و خلاصه دسته بندی و ثبت و بایگانی اسناد و مدارک, جستجو, گزارش و دسترسی سریع و آسان به آنها.

بر این اساس در نرم افزار آرشیو چاپارس, کار دبیرخانه نیز به عنوان یک بایگانی یعنی ثبت و بایگانی نامه در نظر گرفته شده است. به عبارت دیگر دبیرخانه, یک بایگانی با فیلدهای مورد نیاز برای ثبت نامه می باشد.

با توجه به امکان فرم ساز برای هر پوشه تعریف شده, می توان هر دو امکان بایگانی و دبیرخانه را مورد استفاده قرار داد. با این امکان, اسناد و مدارک بایگانی شده نیز می توانند همچون نامه های اداری, گردش مکاتبات اداری داشته باشند.

 

   

تقویم کاری و یادآوری کارها در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

تقویم کاری و یادآوری کارها در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

امکانات مهم بخش بایگانی و دبیرخانه شامل:

بایگانی و اسکن اسناد و مدارک

ثبت و اندیکاتور نامه ها به همراه اسکن و فایل های پیوست

امکان ذخیره و بایگانی  اسناد و مدارک با حجم و تعداد نامحدود

ذخیره فایل های پیوست بصورت کد شده.

انتقال شماره, تاریخ و فیلدهای انتخابی دبیرخانه به فایل های سربرگ

و ...

 

 در شکل زیر فلوچارت بایگانی اسناد و ثبت نامه در نرم افزار آرشیو چاپارس نمایش داده شده است:

فلوچارت ثبت نامه در نرم افزار آرشیو چاپارس

فلوچارت ثبت بایگانی در نرم افزار آرشیو چاپارس

 

 

 4.             جستجو و گزارش:

 

گزارش به تفکیک پوشه های بایگانی، دبیرخانه و یا در تمام پوشه ها (فرمها)

جستجو در سه سطح با تمامي عنوانهاي فيلدها و عبارات ثبت شده براي نامه ها و اسناد بايگاني

گزارش ساز: چاپ نتايج جستجو با انتخاب فيلدهاي خروجي و اندازه نمایش آنها

آمار و گراف (نمودارهای گرافیکی)

و...

 

 

 

 

 

فرم آمار و نمودار گرافیکی نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

آمار و نمودار گرافیکی نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

 

 5.             تقویم و یادآوری کارها:

تقویم کاری

ثبت یادآوری برای نامه یا کار, برای روز و ساعت تعیین شده.

 

دفترتلفن در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

دفترتلفن در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

 6.             دفتر تلفن:

امکان دریافت نام ها و شماره تلفن از فایل اکسل

گروه بندی شماره های تلفن با تعیین نوع دسترسی برای کاربران

ثبت شماره های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی

جستجو و گزارش

 

  7.            کارتابل و گردش اداری نامه ها:

ارسال بایگانی و نامه ها به کارتابل کاربران

پيام هشدار براي نامه هاي جديد و رويت نشده

نمایش لیست نامه های ارسال شده در کارتابل به همراه مشخصات و فایل های بایگانی شده.امکان پاراف و دستور براي نامه ها و اسناد بايگاني شده

ارجاع و ارسال نامه به کارتابل کاربران ديگر در شبکه

ایجاد نامه جدید و مکاتبات داخلی

و ...

 

 8.            رویداد نگاری:

 Log شدن فعالیت های کاربران در محیط و ثبت ورود و خروج به سیستم

 

 موارد استفاده نرم افزار چاپارس:

با توجه به انعطاف پذیر بودن برنامه و امکان ایجاد فرم ها و آیتم های ورودی به همراه گزارشات آن ، از این برنامه می توان برای بایگانی، اندیکاتور و گردش اداری مکاتبات در هر صنف و شغلی استفاده کرد.

 

برای مثال این نرم افزار برای مشاغل زیر قابل استفاده خواهد بود:

اداره ها و سازمان ها: دبیرخانه و بایگانی مدارک، مکاتبات اداری نامه ها و اتوماسیون اداری، آرشیو و بایگانی مشخصات پرسنل،  ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها...

شرکت ها و کارخانه ها: دبیرخانه و بایگانی فایل ها، اتوماسیون اداری نامه ها، گردش اداری نامه ها، ارسال و ارجاع نامه ها و فایل ها، شرح وظایف، آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به مناقصه ها، قراردادها، پروژه ها ، مشتری ها ، ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها 

مدارس ، مراکز آموزشی و دانشگاهی: بایگانی و ثبت اطلاعات پرونده دانش آموزان، دانشجویان، اساتید و ...

فروشگاه ها : بایگانی و آرشیو مشتری ها، اشخاص و فایل ها، دفترچه تلفن و ....

بایگانی مطب پزشک و دندانپزشک ها: بایگانی و آرشیو اطلاعات بیماران و فایل های مرتبط با آنها، بایگانی تحقیقات، ثبت دفترچه تلفن و تقویم کاری و یادآوری کارها

و ...

کارتابل کاربر در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

کارتابل کاربر در نرم افزار آرشیو و اتوماسیون اداری چاپارس

 

 

برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.


 

 
   

       
آموزش و شرح مکاتبات اداری و بازرگانی مشخصات نرم افزارهای چاپارس دانلود فیلم دموی اتوماسیون اداری چاپارس نرم افزار دبیرخانه چاپارس
آشـنايـي بـا :اصطلاحات و واژه‌هاي اداري بهترین نرم افزار برای شرکت و اداره دانلود نسخه رایگان نرم افزار دبیرخانه چاپارس نرم افزار بایگانی چاپارس
مقدمه ای برفونت ها و آیین نگارش نکاتی در طراحی رابط کاربر دانلود نسخه آزمایشی اتوماسیون اداری چاپارس اتوماسیون اداری چاپارس
چگونه بايد بنويسيم راه اندازی نرم افزار های تحت شبکه دانلود فیلم دموی نرم افزار کارگزینی چاپارس نرم افزار کارگزینی چاپارس
اصول و قوانین تایپ اشکال یابی ارتباط دو کامپیوتر در شبکه دانلود نسخه آزمایشی نرم افزار کارگزینی چاپارس نرم افزار انبارداری چاپارس
آیین نگارش در اینترنت- نیم فاصله   دانلود نسخه آزمایشی خرید فروش و انبار چاپارس نرم افزار خرید فروش چاپارس
آیین نگارش ایمیل   دانلود نرم افزار رایگان پرورش ماهی قزل آلا نرم افزار پرورش ماهی قزل آلای چاپارس
    دانلود TeamViewer جهت پشتیبانی